Subsidiesleutels: zorg voor draagvlak tijdens de uitvoering van je subsidieproject
In het traject van eerste idee tot afgerond subsidieproject kunnen veel valkuilen zitten. Via deze artikelenreeks brengen we de valkuilen in kaart, maar leveren we ook meteen enkele sleutels tot succes aan. Heb je zelf een valkuil waar je wel eens ingetrapt bent? Bezorg ons deze zeker. Dan kunnen we hiervoor in volgende artikels sleutels aanbieden.
In onze vorige subsidiesleutel hadden we het erover hoe je kan voorkomen dat je een project uitschrijft, indient, goedgekeurd krijgt en dan merkt dat de focus van het project eigenlijk niet meer tot de prioriteiten van je organisatie behoort. In deze subsidiesleutel kijken we hoe je kan voorkomen dat er geen draagvlak is in de organisatie voor het project.
Valkuil: er is bij de uitvoering van de projecten geen draagvlak bij de inhoudelijke experten/de personen die het project effectief moeten gaan uitvoeren
Het schrijven van een project en effectief uitvoeren hoeft zeker niet door dezelfde personen te gebeuren (andere competenties nodig, geen tijd op moment van schrijven,…). Echter hierdoor kan het soms zijn dat bij goedkeuring het project overgedragen wordt van de ‘schrijver’ aan de ‘uitvoerder’ en dat men ineens merkt dat er geen draagvlak voor uitvoering is.
Welke sleutels zijn er voor deze valkuil?
- Ook al dienen ze de aanvraag niet te schrijven, zorg toch voor voldoende betrokkenheid van de experten/uitvoerders bij de aanvraag. Idealiter worden ze in het hele traject betrokken en wordt de aanvraag op basis van hun input opgemaakt. Is daar geen tijd voor of zien ze dit niet zitten? Vraag dan echt op specifieke momenten hun input en feedback. Vraag hen expliciet ‘is dit haalbaar volgens jou?’ Is dit een goede inschatting van de noden? Zijn dit de juiste acties?
- Ga er tijdens de aanvraag niet van uit ‘ze hebben niet gereageerd, het zal wel in orde zijn’. Hoewel dit tijdens de aanvraag het snelste gaat, komt dit vaak als een boemerang terug in je gezicht. Dus geen reactie? Ga het nog eens expliciet vragen. Plan een overleg erover in. Spreek hen erover aan in de wandelgangen.
- Maak ruimte bij de start van het project om met iedereen de oorsprong van het project nog eens te overlopen. Waarom is dit voor de organisatie belangrijk? Waarom werd dit aangevraagd? Waarom werd er voor een bepaalde aanpak gekozen? En toets af of men het hiermee eens is. Indien dit niet het geval is, bekijk dan hoe je dit binnen het subsidiekader kan oplossen.
Valkuil: tijdens de uitvoering verlies je het draagvlak bij de beslissingsmakers in de organisatie, ze verliezen hun interesse in het project
Hoewel de beslissingsmakers in het aanvraagtraject enthousiast waren en een go tot indienen gaven en blij waren met de goedkeuring, merk je al snel dat het draagvlak verminderd. Ze verliezen hun interesse in het project waardoor cruciale beslissingen niet of te laat genomen worden.
Welke sleutels zijn er voor deze valkuil?
- Ook voor de beslissingsmakers is het belangrijk om bij de goedkeuring van het project nog eens te recapituleren waarom dit project weer zo belangrijk is voor de organisatie. Breng dus geen droog ‘het project is goedgekeurd’ op je vergadering, maar benadruk zeker nog eens de nood van het project en waarom ze een ok voor indiening gegeven hebben. Zo heb je hen van bij de start van het project meteen mee.
- In deze luidt het motto ‘herhaling werkt’. De beslissingsmakers staan verder van je project af en dit betekent dus ook dat ze dit letterlijk al eens durven vergeten. Zorg voor een regelmatige update op hun maat. Dus niet puur operationeel, maar gericht op de doelstellingen. Wat heb je al bereikt? Op welke manier kom je een stap dichter bij de ambities van de organisatie? Ga dus niet enkel op de ‘moeilijke’ momenten naar hun. Beter af en toe tussendoor een korte update dan 1 lange met veel problemen.
Wil je naast het verlies van draagvlak ook weten hoe je voorkomt dat de focus van het project niet meer tot de prioriteiten van je organisatie behoort? Lees dan zeker het artikel in de vorige Subsidiesleutel hierover.
