Subsidie Quick Tip: Dossieropvolging - Organisatieniveau

Welkom bij de Subsidie Quick Tip-Dossieropvolging!

In deze tweeledige serie delen we korte, krachtige tips om je dossieropvolging op project- en organisatieniveau vlotter te laten verlopen. Want subsidieprojecten geven je de kans om de ambities en doelstellingen van je organisatie te realiseren, maar je moet ze op organisatieniveau ook wel goed kunnen opvolgen.

Deze keer gaan de tips over het organisatieniveau. Vorige keer doken we in het projectniveau. 

Tip 1: Zorg dat alle rapporteringsdeadlines (en de stappen om ze te halen) op organisatieniveau gekend zijn

Rapporteringsdeadlines zijn bij subsidieprojecten belangrijk. Ze bepalen of je je middelen al dan niet krijgt. En vaak zijn ze zeer strikt. Zolang je een goede projectmanager hebt, is dit vaak geen probleem. Maar wat als deze persoon wegvalt (bv. door ziekte, vertrek uit de organisatie)? Dan zien we vaak dat deadlines niet meer gekend zijn en men soms gewoon vergeet om projecten te rapporteren waardoor middelen verloren gaan.

Zorg er daarom voor dat bij goedkeuring van een project de rapporteringsdeadlines meteen in een overkoepelende kalender gezet worden. Neem daarbij bij voorkeur ook de interne deadlines op die nodig zijn om de rapporteringsdeadline te halen. Klanten van Subsidiemanager kunnen dit bv. in de dossieropvolging ingeven waarbij niet enkel de projectmanager verwittigd wordt, maar ook andere betrokkenen. Geen klant van Subsidiemanager? Duid dan iemand aan om deze overkoepelende kalender op te maken en op regelmatige basis te controleren.

Afhankelijk van de subsidiegever zal er rapportering op zes- of twaalfmaandelijkse basis zijn. In sommige gevallen zelfs nog langer (bv. pas bij projecteinde). Hoewel het voor de subsidiegever dus niet noodzakelijk is, raad ik toch aan om intern een hogere rapporteringsfrequentie te voorzien. Minimaal op zesmaandelijkse basis, maar liefst op driemaandelijkse basis zodat je snel op de bal kan spelen bij het ontbreken van rapporteringsinformatie (probeer die maar eens terug te vinden na twaalf maanden of langer) en/of budgetten die niet uitgegeven worden zoals verwacht. In het kader van tijdsregistraties zou je zelfs kunnen opteren om dit op maandelijkse basis streng op te volgen.

Tip 2: Betrek ondersteunende diensten voldoende en op tijd

Bij de uitvoering van subsidieprojecten denkt men vaak meteen aan de inhoudelijk betrokkenen. Omdat er echter ook rapporterings- en communicatievereisten zijn, is het ook belangrijk om de ondersteunende diensten op tijd en voldoende te betrekken. Ook als ze daar in eerste instantie geen vragende partij voor zijn, is het belangrijk om hun te tonen waarom dit een meerwaarde/noodzakelijk is.

• Personeelsdienst: vaak gebeurt de rapportering op basis van het effectieve loon van de betrokkenen. Hiervoor zijn loonbrieven en soms ook tijdsregistraties nodig. In het kader van privacy kan het bv. nodig zijn dat de personeelsdienst deze rechtstreeks oplaadt in het digitale loket. Voor de financiële rapportering zullen ze dan wel nog cijfers over de personeelskost moeten aanleveren.
  
  
• Financiële dienst: kosten gemaakt op een subsidieproject moeten bewezen worden en op de juiste manier (bv. op het juiste nummer) geboekt worden. Subsidies worden op een bepaald moment op de rekening van de gemeente gestort en het moet dan duidelijk zijn dat deze bij het project horen.
  
  
• Aankoopdienst/juridische dienst: bij aankopen moet in subsidieprojecten vaak de wetgeving overheidsopdrachten gevolgd worden. De aankoopdienst of juridische dienst kan mee helpen zorgen dat dit correct gebeurt en/of informatie bezorgen over bv. bestaande raamovereenkomsten.

Wanneer betrek je deze diensten nu best? Minimaal bij de kick-off van het project, zodat zij weten dat het project is goedgekeurd en dat er ook ten aanzien van hen verwachtingen zullen zijn. Natuurlijk moeten zij niet op elke inhoudelijke vergadering zijn, maar ik raad toch aan om hen minstens bij elke rapporteringsperiode tijdig te betrekken.

Tip 3: Ondersteun je projectmanager met tools en kennisdeling op maat van je organisatie

Hoewel elke subsidiegever zijn eigen rapporterings- en opvolgingsvereisten heeft, kan je als organisatie toch je medewerkers ondersteunen met relevante tools. Dit kan gaan over kleine zaken (bv. een centrale map om kennis en informatie te delen) of over een echte ‘startgids’ voor subsidieprojecten.

Alles hangt af van hoeveel subsidieprojecten je hebt lopen, binnen welke subsidiekanalen, …

Enkele zaken waarmee je je medewerkers kan ondersteunen:

• Kennisdeling: vaak staan medewerkers er niet bij stil dat andere personen in de organisatie in het verleden of heden ook al eens een subsidieproject binnen een bepaald kanaal uitgevoerd hebben. Stimuleer kennisdeling actief. Breng projectmanagers van subsidieprojecten samen, laat hen vragen aan elkaar voorleggen, …
  
  
• Voorzie sjablonen/templates: zeker als een subsidiegever zelf geen templates voorziet, is het goed om deze aan te reiken (bv. voor financiële declaratie) en tussen de projectmanagers te delen. Deze van nul opbouwen vraagt veel tijd en vaak is er al een goede basis aanwezig in de organisatie.
  
  
• Voorzie een financiële projectopvolgfiche. Waar de subsidiegever een rapportering vraagt, is het voor een projectmanager ook belangrijk om te weten ‘hoeveel geld heb ik nog en hoe ga ik dit de volgende periode verdelen’. Hiervoor kan je bv. een Excel-bestand opmaken die in heel de organisatie gebruikt wordt waarbij door het ingeven van de rapportering automatisch berekend wordt hoeveel budget er nog beschikbaar is
  
  
• Voorzie een klankbord. Als projectmanager van een gesubsidieerd project sta je er soms alleen voor, want je moet veel beslissingen nemen/zaken opvolgen. Zorg daarom voor een klankbord. Iemand met wie de projectmanager van gedachten kan wisselen over projectwijzigingen, budgetbesteding, …

Hopelijk helpen deze tips je bij de verdere integratie van de uitvoering van subsidieprojecten in je organisatie.